קהילות מעשה

"קהילת מעשה" מוגדרת כמערכת פעילה הכוללת יחידים המאוחדים לשם פעולה ומונעים מהמשמעות שיש לפעולה זו בתרומה לעצמם ולקולקטיב. קהילות אלה נוצרות על ידי אנשים העוסקים בתהליך של למידה משותפת בתחום משותף של מאמץ אנושי. לדוגמא- שבט הלומד לשרוד, להקה של אמנים בחיפוש אחר צורת ביטוי חדשה, קבוצת מהנדסים העובדים על בעיות דומות ועוד.

בשנים האחרונות ישנם מקרים רבים של התארגנות "קהילת מעשה" בתוך ארגון או בין עובדים בכמה ארגונים ויותר מכך, ללא קשר לארגון ספציפי ולמטרת אינטרס משותף. קהילות המעשה תורמות לארגונים ולחברה בכך שהן עוזרות להתמודד עם תופעות חדשות ובכך שהן מחדשות דרכים לפתרון בעיות חברתיות וארגוניות.

הידע נוצר בקהילות מעשה כאשר אנשים עוזרים אחד לשני במאמץ לפתור בעיות וחולקים בידע הנדרש לפתרונן. ישנם מחקרים רבים על כוח הידע הקבוצתי, אחד מהם ביצע מכון מחקר "קבוצת דלפי" שמצא שכ42% מהידע שמומחים זקוקים לו בכדי לבצע את עבודתם מגיע מאנשים אחרים באמצעות עצות, דעות ותשובות.

חלק מקהילות המעשה הן קהילות עצמאיות. לקהילות אלו אין מערכת חוקים וכללים ברורה, אלא הן מונעות מפעילות חבריהן בלבד. בניגוד אליהן, ישנן קהילות עם חסות חיצונית (ספונסר)- שם יש רשימת חוקים ברורה ומסגרת מחייבת של פעילות. במקרים רבים הספונסרים של קהילות אלה הם ארגונים שמטרתם לעודד את שיתוף הידע המתממש בקהילות.

תחום קהילות המעשה נחשב כתחום חדש יחסית ולכן אין הרבה מידע על מה יגרום לקהילה להצליח ומה יגרום לה להיכשל. אך אחד הגורמים הידועים בחשיבותם להצלחת קהילה היא מוטיבציית חברי הקהילה להשתתף ולתרום לקהילה.
מחקרים מראים כי יש מגוון סיבות לרצון אנשים לקחת חלק בפעילות מסוג זה:

1.     הרצון להיות שייך לקבוצה.

2.     הרצון לזכות בהערכה.

3.     חיפוש אחר ידע מעודכן לגבי התפתחות התחום המקצועי שבו הם עוסקים.

4.     רצון למתן עזרה לזולת וחניכה

5.     אמון הדדי והכרה בידע של שאר חברי הקהילה.

לסיכום, קהילות המעשה הינם מערכות המתממשות יותר ויותר ככל שעובר הזמן. לדעתי, כדאי לארגונים לעודד קהילות אלה כחלק מפעילותם השוטפת על מנת להתקדם ולשאוב ידע חדש באופן תמידי.

תחקירים

בהמשך לשיעור של שבוע שעבר העסק בארגן הלומד, בשיעור השבוע למדנו על תחקירים. החלק המעשי של הארגון הלומד הינו ללמוד מתחקירים זאת על מנת ללמוד מטעויות ולא לעשות אותה טעות פעמיים. ארגון לומד דורש שכל צוות יעריך את ביצועיו באופן תמידי בשביל ללמוד מהצלחותיו וכשלונותיו. לתחקירים יש מבנה קבוע: החלטה על ביצוע תחקיר -> הגדרת שאלת התחקיר->בחירת מנהל וצוות-> ייזום התחקיר-> ביצוע התחקיר-> מסקנות התחקיר.

סוגי התחקירים עליהם למדנו:

1.      BAR-Before Action Review
שיטת תחקיר זו מיועדת לצוות שמתחיל פרויקט, פעילות או אירוע ומטרתה להעריך את הידע שיש להם לפני תחילת הפעילות. תחקיר זה עזר לצוות לסכם את כוונותיהם ממש לפני ביצוע הפרויקט ועוזר לזהות קשיים או סיכונים פוטנציאליים. במסגרת התחקיר הצוות מתייעץ עם עמיתים או מחפש פרויקטים דומים באינטרנט על מנת לחפש לקחים שעלולים להיות רלוונטיים להם ובכך למנוע התעכבויות מיותרות בביצוע הפרויקט.

2.      AAR- After Action Review
שיטת תחקיר זאת מיועדת לצוות שמסיים פרויקט, פעילות או אירוע ומטרתה ללמוד מטעויות וקשיים שעלו במהלך הפרויקט. בנוסף, לחלוק את תוצאות הAAR יכול לעזור לצוותים של פרויקטים עתידיים ללמוד מהאסטרטגיות המוצלחות יותר ופחות של הפרויקט. שיטה זו מבוצעת רבות בארגונים גדולים כגון GE, Motorola ואף בוצעה לאחר ההתמודדות עם הוריקן קתרינה.
שיטת AAR מורכבת מארבעת השאלות המרכזיות הבאות:
א. מה היה מצופה שיקרה בפרויקט?
ב. מה קרה בפרויקט?
ג. מה הלך טוב בפרויקט ולמה?
ד. מה יכול להשתפר להבא ואיך?

3.      Debriefing
שיטת תחקור זו מובנה להמשיך ולפתח פרויקטים ופעילויות בזמן שהם מבוצעים. שיטה זו נולדה בצבא כדרך ללמוד במהירות וביעילות ממצבים המשתנים מהר ולטפל בטעויות או בשינויים בשטח. בעסקים, תחקיר זה מתועד באופן מרחב כקריטי וחשוב להאיץ פרויקטים, לחדש גישות חדשות ולהכות ביעדים. סוג זה של תחקיר אף מחזק את היחסים בצוות מפאת דיון ולמידה מתמידים, וכך הצוותים הופכים לצוותים בעלי ביצועים גבוהים יותר.

לסיכום אדגיש כי בעיניי תחקירים הם חשובים מאוד בייחוד בארגון המגדיר עצמו כארגון לומד. אחרי הכל- מטעויות לומדים.

הארגון הלומד

בשיעור ניהול ידע האחרון למדנו על עקרונות הארגון הלומד. פיטר סנג'י, מחבר הספר "הארגון הלומד", מתאר ארגון כזה  כ"מקום שבו אנשים מגלים ללא הרף כיצד הם יכולים ליצור את המציאות שלהם". על פי סנג'י, ישנם חמישה גורמים התורמים יחדיו ללמידה משמעותית ונכונה.

להלן פירוט חמשת התחומים (דיסציפלינות):

1.       מיומנות אישית של העובדים:

ארגונים לומדים רק באמצעות אנשים לומדים. אנשים לומשים אינם מבטיחים ארגונים לומדים אך הכרחיים לקיומם. סנג'י מייחס משמעות רבה לקשר בין הלמידה האישית לבין הלמידה של הארגון.

כחלק ממיומנות אישית על העובדים לפתח חזון אישי (שונה מהחזון הארגוני אך באותו קו), שמירה על מתח יצירתי ( על מנת לדחוף באופן מתמיד למימוש החזון האישי) וכמובן למידה מתמדת בכדי לראות את המציאות בצורה ברורה יותר.

2.       מודלים מנטאליים:

תבניות קוגנטיביות הכוללות אוסף של הנחות והכללות שנרכשו במהלך העבודה בארגון ומשפיעות על הדרך שבה אנחנו מבינים את העולם. העובדים בארגון לומד עסוקים בבחינת המודלים המנטאליים שלהם באופן תמידי, על מנת לשמור על התאמתם למציאות.

דוגמא מוכרת לכך הינה סיפור "בגדי המלך החדשים"- האנשים היו בעלי דפוס חשיבה שבו לא ייתכן שהמלך הוא ערום, ולכן נתנו פרשנות מוטעה למציאות.

3.       חזון משותף:

החזון המשותף ממקד את העשייה בכיוון הרצוי ויוצר מסגרת לעשייה של הפרט. הרעיון הוא שכאשר ישנו חזון משותף העובדים יפעלו מתוך רצון והנעה פנימית. בספרו, סנג'י מדגיש כי על החזון להיות של כולם, לא של המנהיג או של המנהל הבכיר. חזון שנבנה במשותף וייתמך במטרה שהוצבה כארגון.

4.       למידה כקבוצה:
תחום זה הינו צעד חיוני של הארגון הלומד. הקבוצה היא יחידת הלימוד הבסיסית של הארגון הלומד, ותחום הלמידה של הקבוצה תלוי ביכולתם של חברי הקבוצה להניח הצידה את ההנחות הפנימיות שלהם ולפתוח בחשיבה משותפת אמיתית בתהליך של דיאלוג.

5.       חשיבה מערכתית:

חשיבה מערכתית עוסקת בראיית השלם, ולא בטביעה בפרטים. דיסציפלינה זו היא זו המלכדת ומשלבת את כל הדיסציפלינות, והוגדרה כחשובה ביותר ולכן כותרת הספר נקראת "התחום החמישי". סנג'י טוען בספרו כי בהיעדר חשיבה מערכתית קיימת נטייה לטפל בחלקים נפרדים של המערכת, ובכך לפספס את עיקרון הארגון הלומד.

שווקי תחזית

בהמשך ל"חוכמת ההמונים", הנושא הנלמד בשבוע שעבר בקורס, למדנו השבוע על "שווקי תחזית".
הרעיון של חוכמת ההמונים מיושם בשוק העסקי, בפוליטיקה, בהימורים ועוד באמצעות "שווקי תחזית". שווקי תחזית או שווקי חיזוי הם כמו בורסות שבהן במקום לסחור במניות סוחרים בדעות או בתחזיות, וכמו בכל בורסה גם הפעם המטרה היא להרוויח. מחירי הדעות והתחזיות בשוק נעים בין 0 ל100, ורואים בהם כהסתברות להתממשות הדעה או התחזית.

שווקי החיזוי הוכיחו את עצמם פעם אחר פעם ובעקבות זאת השימוש בשווקי חיזוי בשוק העסקי תופס תאוצה כיום. ארגונים רבים מבצעים שווקי תחזית בקרב עובדיהם על מנת לבחון ביקוש למוצר, רמת ביצוע בפרויקט מסוים ועוד. גוגל משתמשים בשווקים אלו זאת בשנים האחרונות. הם חילקו לעובדיהם Goobles, כסף משחק איתו העובדים "מהמרים" על שאלות כמו: "האם על גוגל לפתוח משרד ברוסיה?" או "כמה משתמשים יהיו בGmail בסוף הרבעון?". את הGoobles שמרוויחים העובדים ניתן להמיר בפרסים.

בנוסף לשימוש בשווקי החיזוי בשוק העסקי, ישנו שימוש רחב בהם במסעי בחירות. מועמדים רבים רוצים לבחון את סיכויים בבחירות ולשם כך הם משתמשים בשווקים אלקטרוניים כמו IEM. IEM  (Iowa Electronics Markets) הינה בורסת חיזוי הנעזרת בהמונים בכדי לנבא תוצאות של בחירות- לנשיאות, לקונגרס ועוד. מחקר על ביצועי האתר ב-49 מערכות בחירות גילה כי תוצאותיו סטו רק ב1.37-3.43 אחוזים מתוצאות האמת.

רבים חוזרים ושואלים מה הצורך בשווקי חיזוי כשיש סקרים. התשובה לכך היא ששוק חיזוי פועל באופן שונה מסקר. בסקר אוספים נתונים באופן חד פעמי ממדגם מייצג ולעומת זאת שוק חיזוי מבוסס על תהליך מתמשך. בנוסף לכך, בסקרים המשתתפים נוטים להביע את העדפותיהם בעוד שבשווקי חיזוי המשתתפים יותר מתמקדים בהערכת תוצאת השאלה שנבדקה.

למרות ששווקי חיזוי הוכיחו את עצמם לאורך השנים, עדיין הרבה מפקפקים בטיב השיטה. השאלה העולה היא מדוע יש ליישם שווקי חיזוי כשיש דרכים פשוטות אחרות לאסוף מידע בארגון.  אכן, יש לשקול גם את חסרונות השיטה. ישנם מספר חסרונות לשיטה, לדוגמא, פעמים רבות קבוצת הנשאלים לא מהווה מדגם מייצג, עובדים בחברות עלולים ליצור מניפולציות למיניהן וישנם מקרים רבים שעובדים בוחרים להסתיר את האמת.

חוכמת ההמונים

השבוע בקורס למדנו על עקרון חוכמת ההמונים. המושג "חוכמת ההמונים" מוגדר כ"הדעה הקולקטיבית של קבוצת יחידים". העיקרון גורס כי לקהל יש אינטליגנציה, וכי ככל שהקהל גדל כך האינטליגנציה שלו הולכת וגוברת.

עקרון זה יצר שיטה בשם "יצירת ידע" שנהפכה לדומיננטית מאוד בשנים האחרונות. אתרי אינטרנט כמו "ויקיפדיה" הם הוכחה לדבר. למרות ש"ויקיפדיה" נכתב על ידי כל אחד שרוצה ולמרות שכביכול אין פיקוח על איכות כתיבתם, מחקר מצא כי ב"ויקיפדיה" יש רק מעט טעויות מאשר "בריטניקה", הנכתב על ידי מומחים.

אחד הסיפורים הידועים התומכים בעקרון "חוכמת ההמונים" הוא סיפור על מדען בריטי בשם פרנסיס קולטון.  קולטון אסף אנשים בכיכר כפר אנגלי, והציג בפניהם שור. הוא ביקש להעריך את משקלו של השור. אותם אנשים שנשאלו נטו לענות תשובות לא מדויקות, אבל ממוצע התשובות היה מאוד קרוב למשקל האמיתי של השור.
בעקבות סיפור זה, ליאור צורף, ישראלי שהרצה באחת מהוועידות השנתיות של TED בקליפורניה על חוכמת ההמונים, העלה את השור טדי לבמת הועידה. ליאור דרש וקיבל יותר מ500 הערכות משקל. הנמוכה ביניהן הייתה 150 ק"ג והגבוהה ביותר הייתה מעל 4 טונות אבל הממוצע של כל המנחשים היה 812.5- רק 1.5 ק"ג פחות ממשקלו האמיתי של טדי. גם הפעם חוכמת ההמונים לא אכזבה. (קישור לסרטון- https://www.youtube.com/watch?v=din2UVvRnGU)

בשנת 2015, ג'יימס סורוביצקי, עיתונאי אמריקאי, חיבר ספר בנוגע לדבר. הספר נקרא "חוכמת ההמונים". בספר ג'יימס טוען כי ב91 אחוזים מהמקרים, ההמונים מספקים תשובה נכונה לבעיה המוצגת לפניהם בעוד שמומחים בעלי השכלה רלוונטית יספקו תשובה נכונה רק ב65 אחוזים מהמקרים.

סורוביצקי קובע בספרו כי התנאים הבאים הם אלה שגורמים לאפקטיביות מירבית של חוכמת ההמונים:

1.      גיוון: כל בן אדם מוסיף ידע אישי שלו.

2.      עצמאות: כל בן אדם יוצר את דעותיו באופן אישי ואינו מושפע מדעותיהם של אחרים.

3.      ביזור: אף אדם לא יכריע את תשובת הקהל.

4.      צבירה: חייבת להיות דרך לסכם את דעות האנשים לפסק דין חד משמעי.

הצלחת העקרון והעניין שנוצר בעקבות הספר של סורוביצקי הובילו לך שאחד התחומים הצומחים ביותר בניהול ידע כיום בארגונים הוא מה שמכונה "Crowd Sourcing". הצגת נושאים שונים להמונים, על מנת להנות מחוכמת ההמון.

מוצרי ידע- Information Goods

השבוע בקורס ניהול ידע למדנו על כלכלת מידע. כחלק מנושא זה למדנו על מוצרי ידע. בחרתי להתמקד בנושא זה.

אז, מה זה אומר?

מוצרי ידע או מוצרי מידע הינם מוצרים שערכם מוגדר מהמידע שהם מכילים. לדוגמא, דיסק המכיל מוזיקה, DVD המכיל סרט וספר המכיל סיפור. במוצרים אלו החלק בעל הערך הוא זה שצריך לקרוא, לשמוע או לראות אותו, ובמקרים רבים הידע אותו הם מכילים משמש להפעלת מכשירים אחרים כמו מחשב למשל.
ישנם מוסדות רבים, שמטרתם היא לאפשר לאנשים להשכיר, לשכור או לשתף את מוצרים אלו, כגון ספריות, חנויות וידאו וחנויות ספרים משומשים.

תכונות המידע כמוצר

עולה השאלה איך ניתן לדעת שאתה רוצה לקנות מידע מסוים בלי לדעת מה הוא? הרי אם תדע מה המידע- יהיה כבר מאוחר מדי.

בכדי לענות על סוגיה זו מפיקי מוצרי הידע מציעים הזדמנויות לטעום מהמוצר. פרומו של סרט, תקציר של ספר, וגרסאות דמו של משחקי וידאו הם חלק מהמענה. דרך נוספת לענות על השאלה לעיל הינה לספק למומחים בתחום את המוצר, והם בתמורה יעלו ביקורת לרשת האינטרנט ולעוקביהם. בעיה מסוג זה מכונה לעיתים כ"בעיית הלימון".

מוצרי מידע הינם יקרים לייצור ראשוני אך ייצור העותקים של המוצר הוא זול מאוד. אולם כפי שהזכרתי מקודם, את מחירם של מוצרי המידע קובעים לפי תוכנם, ולא על פי הדרך בה התוכן מועבר. ספר ריק יכול לעלות גרושים אך ספר עם מידע חשוב יכול לעלות הון תועפות.

ישנה בעיה נוספת העולה מהפצת מוצרי ידע, קל מאוד להפיץ ולהעתיק מוצרים מסוג זה. כאשר אדם בוחר להפיק מוצר שכזה, עליו לקחת בחשבון את הקושי לשלוט על העתקה והפצה בלתי חוקית.

כלכלת ידע

ככל שעוברות השנים, יותר ויותר ארגונים מבינים את הערך הכלכלי של שימוש נכון במידע, ונושא זה בעליה מתמדת. המידע הופך לסחורה כלכלית עבור אותם ארגונים המנהלים בצורה טובה את הידע שלהם. נתונים ומידע שנוצרו לעיתים קרובות באמצעות הבנה של מידע אחר הופכים לנכס כלכלי מרכזי שעבורו משלמים ארגונים אחרים. מוצרי הידע משמשים להעברת המידע המדובר ולכן ערכם יכול להיות מוערך בסכום גבוה מאוד עבור אותם ארגונים הסוחרים בו.

Choo Sense-Making KM model

המודל של choo פורסם ב1998. המודל מתמקד ביצירת משמעות (Sense-Making), יצירת ידע וכישורי קבלת החלטות. שלושת התהליכים הללו מקושרים ביניהם, ומהווים חלק משמעותי מיכולתו של ארגון ליצור ידע ומהתפתחותו של חזון הידע של ארגון ככלל. על פי צ'ו, הידע הארגוני מתגלה כאשר שלושת המצבים של שימוש במידע מחוברים זה לזה, כדי להוות רשת רחבה יותר של תהליכים שבאמצעותם הארגון בונה משמעויות משותפות לגבי מעשיו וזהותו. ידע מעניק יתרון מיוחד לארגון ומאפשר לו להבין ולחוש בצורה יותר טובה את הסביבה. ליבו של הארגון היודע הוא ניהול תהליכי מידע.

אפרט על כל אחד מהתהליכים:

• תהליך יצירת משמעות- תהליך זה מופעל על ידי שינוי בסביבה החיצונית. בתגובה לשינוי, חברי הארגון צריכים להבין את זרימת המידע החדש מהסביבה על מנת לבנות משמעויות משותפות המגדירות את מטרת הארגון. מטרת תהליך זה היא שהארגונים ישגשגו בסביבה דינמית ומורכבת באמצעות פעילויות של סיקור ופרשנות של מידע מתאים המאפשרים להם להבין שינויי מגמות ותרחישים שונים בעולם העסקי.
  
• תהליך יצירת ידע- תהליך זה מאפשר לארגון ליצור, לארגן ולעבד מידע על מנת ליצור ידע חדש באמצעות למידה ארגונית. באמצעות הידע החדש שנוצר הארגון יכול לפתח יכולות חדשות, ליצור שירותים ומוצרים חדשים ולשפר תהליכים. התהליך יכול להיתפס כהמרה של חוויות אישיות לידע באמצעות דיאלוג, שיח ושיתוף. בדרך כלל תהליך זה יקרה כאשר ארגון פוגש בעיה בה לא נתקל בעבר, ובכדי לסגור את פער הידע על מנת לפתור את הבעיה, על הארגון להתחיל בתהליך יצירת ידע. לטענת צ'ו, יצירת ידע תחזק את הארגון ואת יחסי הארגון עם ארגונים אחרים על ידי שיתוף ידע. בנוסף צ'ו גורס כי היכולות החדשות שהארגון רוכש על ידי יצירת ידע יובילו להחלטות מושכלות יותר של הארגון.
  
• תהליך קבלת החלטות- על הארגון לבחור את האופציה הטובה ביותר מבין אלה המתקבלים על הדעת, להציג אותה ולפעול על פי האסטרטגיה של הארגון. קבלת החלטות רציונלית לחלוטין כוללת זיהוי חלופות, הקרנת התוצאות של כל חלופה והערכת החלופות ותוצאותיהן בהתאם להעדפות או למטרות ידועות.